Gweithdrefn Cwynion Tenantiaid

Two people walking in the Stonehenge Landscape

Mae’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol yn anelu at roi gwasanaeth rhagorol i’w holl denantiaid. Cydnabyddwn, fodd bynnag, o bryd i’w gilydd gall pethau fynd o’i le, a phan fydd hyn yn digwydd rydym eisiau datrys y broblem cyn gynted â phosib. Rydym yn gwerthfawrogi cwynion gan fod hynny’n rhoi cyfle i ni ddysgu a pharhau i wella ein gwasanaeth.

Beth yw cwyn?

Yn ein barn ni, cwyn yw unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd am unrhyw agwedd o’ch perthynas â’r Ymddiriedolaeth Genedlaethol. Er enghraifft, o ran eich tenantiaeth, o bosib rydych yn anfodlon gyda safon y gwasanaeth rydych wedi’i dderbyn gan yr Ymddiriedolaeth ble mae telerau eich tenantiaeth yn disgwyl i’r Ymddiriedolaeth ddarparu’r gwasanaeth hwnnw, neu ein hymateb i gais gennych chi am wasanaeth o’r fath, neu’r modd mae’r Ymddiriedolaeth wedi ymddwyn.
    
Ni fydd yr Ymddiriedolaeth yn ystyried eich cais cyntaf am wasanaeth (megis atgyweiriad) fel cwyn. Caiff ei drin fel cwyn yn unig os nad yw’r gwasanaeth a ofynnoch amdano wedi’i wneud neu wedi’i gwblhau yn annigonol.  

Rhaid i gwynion gael eu codi o fewn amserlen resymol. Argymhellwn fod cwynion yn cael eu gwneud cyn gynted â phosib ac yn sicr o fewn chwe mis i’r digwyddiad.

Sut i wneud cwyn

Os dymunwch wneud cwyn, gallwch wneud hynny drwy’r dulliau canlynol:

  • Llythyr
  • E-bost
  • Yn bersonol

Dylech nodi eich cwyn yn glir. Efallai, os bydd well gennych, gallwch ofyn i aelod o’r teulu neu gyfaill eich cynorthwyo a gallwch wneud hyn yn ystod unrhyw gyfnod o’r weithdrefn gwyno.

Y Broses Gwyno

Nod yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol yw datrys pob cwyn cyn gynted â phosib, er hynny efallai bydd rhai cwynion yn gymhleth a bydd angen treulio amser sylweddol yn eu hymchwilio’n drylwyr er mwyn eu datrys. Fodd bynnag, fe’ch hysbyswn am ddatblygiad eich cwyn trwy’r holl broses.  

Bydd y broses hon yn cael ei hadolygu a’i diweddaru pan fo hynny’n briodol.

Cam 1

Byddwn yn gwneud ein gorau glas i ddatrys unrhyw gŵyn ar y cyfle cynharaf. Mae pob tenant wedi’i gysylltu ag Eiddo Ymddiriedolaeth Genedlaethol leol, a dyma yw cyfrifoldeb y Rheolwr Cyffredinol. Mae ganddynt awdurdod sylweddol ar lefel leol a dylent allu datrys y mwyafrif helaeth o’r cwynion.
Dylid cyfeirio’r holl gwynion, yn y lle cyntaf, at Reolwr Cyffredinol eich eiddo lleol, a dylai manylion o’r fath fod yn eich pecyn croeso i Denantiaid.  Os nad ydych yn gwybod pa un yw eich eiddo lleol, cysylltwch â phrif linell gymorth yr Ymddiriedolaeth a byddent yn gallu eich cynorthwyo.

Unwaith bydd eich cwyn wedi dod i law caiff ei chydnabod, yn ysgrifenedig, o fewn 10 diwrnod gwaith. Bydd yr Ymddiriedolaeth yn anelu at gael ymateb llawn i’ch cwyn o fewn 15 diwrnod gwaith ychwanegol. Os nad yw’n bosib datrys eich cwyn o fewn yr amser hwn, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro’r sefyllfa a rhoi syniad i chi o’r dyddiad tebygol pryd byddwn yn ymchwilio eich cwyn.

Cam 2

Os nad ydych yn fodlon ag ymateb y Rheolwr Cyffredinol yn ymwneud â’ch cwyn, yna gallwch fynd â’r mater ymhellach drwy ysgrifennu at eich Cyfarwyddwr Rhanbarthol Ymddiriedolaeth Genedlaethol lleol. Gallwch ei anfon yn uniongyrchol drwy’r post, neu e-bost. Gallwch hefyd gael rhywun arall (e.e. gweithiwr cyngor, cyfreithiwr, cyfaill neu berthynas) i gyflwyno’r gŵyn ar eich rhan. Mae angen i chi ysgrifennu at y Cyfarwyddwr Rhanbarthol o fewn 1 mis ar ôl derbyn eich ymateb ffurfiol i’ch cwyn wreiddiol gan y Rheolwr Cyffredinol. Rhoddir manylion eich Cyfarwyddwr Rhanbarthol lleol i chi gan y Rheolwr Cyffredinol.

Mae’n bwysig eich bod yn darparu cymaint o fanylion â phosib yn y cyfnod hwn ac egluro’n union pam nad ydych yn hapus ag ymateb y Rheolwr Cyffredinol ynglŷn â’ch cwyn. Bydd y Cyfarwyddwr Rhanbarthol yn cydnabod eich cwyn o fewn 10 diwrnod gwaith a bydd yn eich hysbysu ynglŷn â pha uwch staff a benodwyd ganddo i ddelio â’ch cwyn. Bydd yr uwch aelod o staff yn adolygu eich cwyn a’r ymchwiliad blaenorol a bydd yn dod yn ôl atoch o fewn 15 diwrnod gwaith ychwanegol os bydd hynny’n bosibl.

Os bydd yr ymchwiliad yn debygol o gymryd mwy o amser, byddwn yn rhoi gwybod i chi a chewch ddyddiad y bydd yr Ymddiriedolaeth mewn sefyllfa i ymateb yn llawn i’ch cwyn. Os bydd y Cyfarwyddwr Rhanbarthol o’r farn y gellir datrys y mater drwy gyfryngu o bosib, fe all (ar yr amod eich bod yn fodlon) gyfeirio’r mater at gyfryngiad er mwy ein galluogi i ddod i ganlyniad cyfeillgar.

Cam 3

Os, yn dilyn canlyniad yr ymchwiliad diweddaraf hwn neu os nad yw’r cyfryngu’n llwyddiant ac eich bod yn parhau’n anfodlon, rhaid i chi hysbysu ein Cadeirydd mewn ysgrifen o fewn 1 mis o’r ymatebiad ffurfiol gan y Cyfarwyddwr Rhanbarthol neu gasgliad y broses gyfryngu. Cydnabyddir eich cwyn o fewn 10 diwrnod gwaith.

Efallai bydd y Cadeirydd yn cyfeirio eich cwyn at banel canolog. Caiff y panel ei gadeirio gan y Cyfarwyddwr Mentrau Gwledig ac mae’n cynnwys uwch-gyfreithiwr yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol, uwch-syrfëwr siartredig yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol, Cyfarwyddwr Rhanbarthol (o ranbarth gwahanol) ac arbenigwr proffesiynol allanol a ddewiswyd ar sail bob achos yn ei dro.

Bydd y panel yn adolygu’ch cwyn a’r ymchwiliadau blaenorol , o fewn 1 mis o fod wedi’i derbyn gan y Cadeirydd. Byddwch yn cael y cyfle i gyflwyno unrhyw dystiolaeth ysgrifenedig o’ch dewis cyn iddo ystyried y mater.

Wedi i’r panel ymchwilio eich cwyn yn llawn, bydd yn briffio’r Cadeirydd a fydd yn gwneud y penderfyniad terfynol mewn perthynas â’ch cwyn. Os na fyddwn yn gallu ymateb o fewn 1 mis y cyfeiriwyd y mater at y panel, ysgrifennwn atoch gydag eglurhad a nodi dyddiad pan fydd yr ymchwiliad yn ymwneud â’ch cwyn wedi’i gwblhau.  

Hawliadau Cyfreithiol neu Yswiriant

Os yw eich cwyn yn ymwneud â rhywbeth a fydd o bosib yn arwain at hawliad cyfreithiol yn ein herbyn neu hawliad yn erbyn ein polisi yswiriant, efallai caiff ei ddelio y tu allan i’r broses gwynion hon gan un o’n cynghorwyr cyfreithiol neu ein hyswirwyr.

Visitors with a baby sitting by the lake at Stourhead, Wiltshire

Tenants 

Tenants can benefit from free access to our places with a tenant pass. It is available to most of our residential, commercial and agricultural tenants.