Gweithdrefn gwyno i denantiaid/deiliaid contract

Rydym yn gosod amrywiaeth o eiddo, o dai a bythynnod, unedau at ddibenion busnes i dir ac adeiladau at ddefnydd amaethyddol. Mae ein statws fel elusen yn golygu ein bod wedi ein rhwymo o dan y Ddeddf Elusennau i rentu eiddo ar y telerau gorau y gallwn yn rhesymol eu cael.

Fel landlord, ein nod, yn anad dim, yw bod yn deg ac yn broffesiynol. Rydym yn cydnabod bod gennym gyfrifoldeb pwysig i chi ac i'n holl denantiaid. Rydym am ddarparu gwasanaeth cystal ag y gallwn. Ein blaenoriaethau yw:

• darparu cartrefi cynnes, cyfforddus
• sicrhau bod yr holl dai, bythynnod, adeiladau a thir rydym yn eu gosod yn cael eu cynnal a’u cadw fel rhan o’n hamgylchedd hanesyddol
• codi incwm ar gyfer ein gwaith pwrpas craidd.

Yn y weithdrefn hon, pan fyddwn yn cyfeirio at denantiaid mae hyn yn cynnwys deiliaid contract preswyl yng Nghymru, a phan gyfeiriwn at denantiaethau mae hyn yn cyfeirio at contractau meddiannaeth yng Nghymru.

Beth yw cwyn?

Yn y weithdrefn hon, cwyn yw unrhyw fynegiant o anfodlonrwydd ynghylch unrhyw agwedd ar eich perthynas â'r Ymddiriedolaeth Genedlaethol fel eich landlord. Er enghraifft, gall hyn fod yn anfodlonrwydd â:

• safon y gwasanaeth a dderbyniwyd gan yr Ymddiriedolaeth lle mae telerau eich tenantiaethcontract yn ei gwneud yn ofynnol i'r Ymddiriedolaeth ddarparu'r gwasanaeth hwnnw.
• ein hymateb i gais gennych chi am wasanaeth o'r fath.
• y ffordd y mae'r Ymddiriedolaeth wedi ymddwyn.

Ni fydd yr Ymddiriedolaeth yn trin eich cais cyntaf am wasanaeth (fel gwaith atgyweirio) fel cwyn. Bydd yn cael ei drin fel cwyn os nad yw'r gwasanaeth yr ydych wedi gofyn amdani wedi'i chyflawni o fewn amser rhesymol neu os na chafodd ei chyflawni'n ddigonol.

Mae angen codi cwynion o fewn amserlen resymol. Rydym yn argymell bod cwynion yn cael eu codi cyn gynted â phosibl ac yn sicr cyn pen chwe mis i’r mater ddigwydd.

Os yw eich cwyn yn ymwneud â rhywbeth a allai arwain at hawliad cyfreithiol yn ein herbyn neu hawliad ar ein polisi yswiriant (fel hawliad anaf personol neu ddifrod i eiddo) efallai y bydd un o’n cynghorwyr cyfreithiol, ein hyswirwyr neu reoleiddiwr perthnasol yn delio ag ef y tu allan i’r weithdrefn gwyno hon. Byddwn yn rhoi gwybod i chi os yw hyn yn wir.

Os oes gennych gŵyn am agwedd o waith yr Ymddiriedolaeth nad yw'n ymwneud â'ch perthynas â ni fel tenant, ymdrinnir â hyn o dan un o'n gweithdrefnau cwyno eraill.

Sut i wneud cwyn

Mae materion yn aml yn cael eu datrys orau trwy drafodaeth gynnar ar lefel leol ac mae'r rhan fwyaf o faterion tenantiaid/deiliaid contract yn cael eu datrys yn gadarnhaol gyda'r Rheolwr Ystadau a/neu'r tîm eiddo lleol. Cyn i chi ddechrau cam 1 y weithdrefn hon, byddem yn eich annog i godi unrhyw faterion gyda'ch tîm lleol, naill ai:

• ar lafar, neu
• yn ysgrifenedig.

Os byddwch yn sôn wrthym fod gennych gŵyn, byddwn yn trefnu i rywun ar lefel leol neu ranbarthol siarad â chi’n anffurfiol i weld a ellir datrys materion. Fodd bynnag, os nad yw’r trafodaethau hynny wedi datrys materion, byddwn yn defnyddio’r weithdrefn gwyno hon i ymdrin yn ffurfiol â’ch pryderon.

Rydym wedi darparu canllaw i denantiaid ar sut i wneud cwyn. Rydym hefyd wedi darparu ffurflen cam 1 a dogfen cyfres o ddigwyddiadau y byddem yn eich annog i'w defnyddio wrth nodi manylion eich cwyn. Fodd bynnag, os nad ydych yn gallu cyrchu ein ffurflen, mae croeso i chi wneud cwyn naill ai trwy lythyr neu e-bost wedi'i gyfeirio at yr unigolyn a grybwyllir yng nghamau 1 i 4 isod.

Ar y pwynt hwn, mae angen i ni wneud eich cwyn yn ysgrifenedig fel ein bod yn glir beth yw eich pryderon. Efallai y byddai’n well gennych ofyn i berthynas, ffrind, cyfreithiwr neu weithiwr cynghori eich helpu neu gyflwyno cwyn ar eich rhan. Gallwch wneud hyn ar unrhyw gam o'r weithdrefn gwyno.

Os yw ffrind, perthynas neu weithiwr cynghori yn cyflwyno cwyn ar eich rhan, bydd angen cadarnhad pendant arnom eich bod yn fodlon i ni drafod materion yn ymwneud â’ch tenantiaeth/contract (gan gynnwys materion ariannol) gyda nhw. Gelwir hyn yn neilltuo awdurdod ac rydym wedi darparu templed o ffurflen awdurdod er mwyn i chi allu gwneud hyn. Fel arall, bydd angen dogfen swyddogol arnom fel pŵer atwrnai sy’n galluogi’r unigolyn i ddelio â’ch materion ar eich rhan. Nid oes angen hyn os yw cyfreithiwr neu gynghorydd cyfreithiol arall yn gweithredu ar eich rhan.

Y broses gwyno

Nod yr Ymddiriedolaeth Genedlaethol yw datrys pob cwyn cyn gynted â phosibl. Fodd bynnag, efallai y bydd angen cryn dipyn o amser i ymchwilio’n drylwyr i rai cwynion cymhleth a’u datrys. Byddwn yn rhoi gwybod i chi am y cynnydd sy'n cael ei wneud gyda'ch cwyn drwy gydol y broses.

Bydd y broses hon yn cael ei hadolygu a'i diweddaru pan fo'n briodol.

Cam 1

Byddwn yn gwneud ein gorau glas i ddatrys unrhyw gŵyn cyn gynted â phosibl. Yn y lle cyntaf, dylid cyfeirio pob cwyn at yr Uwch Reolwr Ystadau ar gyfer eich eiddo lleol. Gallwch gael gwybod pwy yw hwn gan eich Rheolwr Ystadau arferol.

Os nad ydych yn gwybod pwy yw hwnnw, e-bostiwch tenant.enquiries@nationaltrust.org.uk a gallant roi manylion cyswllt eich Uwch Reolwr Ystadau i chi.

Beth sy'n digwydd nesaf?

Bydd eich Uwch Reolwr Ystadau lleol yn cydnabod eich cwyn cyn pen 10 diwrnod gwaith ac yn rhoi gwybod i chi pwy fydd yn ymchwilio i’r mater. Bydd eich cwyn yn cael ei rhoi i Uwch Reolwr Ystadau arall. Bydd hwn yn rhywun nad yw'n rheoli unrhyw un o'r staff sy'n ymwneud â'r mater hyd yma.

Byddwn yn ceisio ymateb i'ch cwyn cyn pen 15 diwrnod gwaith pellach. Os nad yw’n bosibl datrys eich cwyn o fewn y cyfnod hwn, byddwn yn ysgrifennu atoch i egluro mai dyma’r achos. Byddwn hefyd yn rhoi syniad i chi o'r dyddiad tebygol y byddwn wedi ymchwilio i'ch cwyn.